Las aplicaciones de videoconferencia ya eran de uso bastante habitual en entornos empresariales. Pero la pandemia del Coronavirus ha obligado a millones de personas a teletrabajar y estas aplicaciones se han convertido en parte fundamental de la jornada laboral.
Una de las que ha sido adoptada de forma más masiva, tanto por pequeñas como por grandes empresas ha sido Zoom Meetings.
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¿Qué es Zoom Meetings?
Zoom Meetings es una plataforma de videoconferencia que ofrece la posibilidad de realizar reuniones y conferencias para grupos con vídeo de alta definición. Hasta aquí podríamos pensar que se trata de una más de tantas aplicaciones que hoy en día hacen lo mismo, como Skype o Google Hangouts.
Sin embargo, en muchos sentidos Zoom está revolucionando la forma en que se comunican los equipos dentro de las organizaciones, aportando un plus en la sensación de telepresencia. Tanto ha sido su éxito que ha sido adoptada masivamente, no solo para la comunicación en las empresas sino para las reuniones personales de familiares y amigos.
Cómo se inicia una reunión con Zoom
Uno de los secretos del éxito de Zoom es, sin duda, la facilidad de uso de la aplicación. Para iniciar una reunión solo hay que seguir dos pasos:
-En primer lugar, se descarga la aplicación en el escritorio o teléfono móvil. Pero incluso si no la habías descargado previamente, la descarga de ésta se iniciará de forma automática por medio del navegador. Para ello solo hace falta recibir el enlace de invitación a una reunión.
-Una vez iniciada la aplicación, podemos iniciar una nueva reunión o unirnos a una ya existente si conocemos el código identificador de la misma o hemos recibido una invitación. A continuación, una ventana de asistencia nos ayudará a configurar y probar el audio del ordenador o teléfono.
Cuando la reunión ya ha comenzado, cada asistente puede elegir silenciar su micrófono o activar la cámara de vídeo haciendo clic en los botones correspondientes. También tendrán la posibilidad de compartir su pantalla o una aplicación. Sin embargo, el anfitrión dispondrá de “poderes especiales”. Entre ellos se encuentra la posibilidad de invitar o expulsar a usuarios, desactivar cámaras y micrófonos, convertir a otros miembros en anfitriones o quitar la posibilidad de compartir la pantalla.
Otras opciones de Zoom Meetings
Como es lógico, esto no es todo lo que Zoom ofrece a los usuarios.
Una de las características más destacadas es la posibilidad de programar reuniones y enviar aviso a los invitados. Las reuniones pueden ser únicas o recurrentes y se pueden establecer múltiples opciones a la hora de configurarlas: duración de las reuniones, permisos de audio y vídeo, chats de grupos o individuales, contraseña de acceso, etc.
Por otro lado, también está la posibilidad de grabar las reuniones. Las grabaciones de Zoom incluyen la grabación de las aplicaciones que se hayan compartido, así como todas las cámaras activas, a diferencia de otras aplicaciones del mercado que solo graban pantalla y audio.
Las grabaciones se pueden realizar de forma local en el ordenador del anfitrión o también en la nube.
Diferencias entre la versión Free y Pro
Zoom Meetings tiene una versión gratuita, más enfocada a reuniones personales y otras de pago dirigidas a empresas.
La versión gratuita es bastante completa, ya que incluye reuniones de hasta 100 participantes con un límite de tiempo de 40 minutos. También se puede compartir pantalla y usar el chat.
En las versiones de pago ya empezamos a encontrar más opciones como la posibilidad de almacenar las grabaciones en la nube, mayor capacidad en la gestión de los roles y una capacidad de hasta 1.000 participantes.
¿Cómo se está utilizando Zoom?
Como hemos comentado anteriormente, el uso de Zoom se ha vuelto tan masivo que ha escapado del ámbito empresarial para convertirse en una herramienta de uso más social. No obstante, algunos datos apuntan a que podría haber experimentado un crecimiento desde los 10 millones de usuarios hasta más de 200 millones en durante el mes de marzo.
Las empresas, como es lógico, lo están utilizando como una herramienta no solo de reunión sino de coordinación de sus equipos. Para facilitar aún más esta labor, Zoom ofrece integraciones con múltiples herramientas de uso cotidiano en las empresas como CRM o suites de ofimática.
El campo de la educación es otro de los que más rápidamente han adoptado Zoom Meetings como una excelente herramienta para pasar de las clases presenciales a las online. También a la hora de celebrar conferencias o webinars, Zoom se ha revelado como una de las mejores opciones. Su uso en directos de todo tipo se puede ver a diario en las redes sociales. Además, se integra fácilmente con algunos CMS especializados en e-learning, como Moodle.
Por último, cabe destacar el uso social al que hemos hecho referencia antes. Zoom también se está utilizando en un plano más lúdico. Han contribuido a ello la posibilidad de ver todas las cámaras conectadas al mismo tiempo (mientras que otras herramientas muestran solo al presentador) y también la posibilidad de usar fondos virtuales.
Los problemas de seguridad de Zoom
No podíamos terminar este post sin hacer referencia a las noticias que recientemente han puesto de manifiesto los supuestos problemas que afectarían a la plataforma.
Aunque el propio CEO de la compañía tuvo que salir al paso de las mismas asegurando que se estaban dedicando por completo a dotar de mayor seguridad a la herramienta, lo cierto es que ya han sacado varias actualizaciones. También se ha informado que las comunicaciones están cifradas siguiendo el protocolo Advanced Encryption Standard (AES-256), que está ampliamente extendido debido a su robustez.
Lo que si es cierto es que se han dado casos de lo que se ha denominado Zoom Bombing, que básicamente es una práctica que consiste en acceder a reuniones ajenas para trolear, compartiendo imágenes poco decorosas o insultando al personal en el chat.
En realidad, estos casos han ocurrido porque los anfitriones de las sesiones no han configurado ninguna medida en el control de acceso como la sala de espera o la contraseña. De esta forma, cualquier persona puede acceder a una sala conociendo la ID de la misma.
Conclusión
En este post queríamos darte una visión general sobre qué es Zoom Meetings y cómo se está utilizando actualmente, así como analizar sus principales características.
Consideramos que, en general, se trata de un software muy profesional y fiable que tiene múltiples aplicaciones, desde soporte al cliente en empresas a la formación educativa.
Y tú ¿La has probado?
